“我們公司的采購最好干了，油水多還不受監(jiān)督。”
在筆者參與的一次采購合規(guī)管理咨詢中，在向其他部門收集對采購部的評價(jià)時(shí)，一位相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)毫不掩飾的說出自己的看法。
關(guān)于油水多，作為咨詢顧問的筆者不便深問，無非就是某個(gè)采購員找供應(yīng)商索要回扣之事敗露，甚至背后還有采購領(lǐng)導(dǎo)者的影子，old story。
這些捕風(fēng)捉影的事情對咨詢無益。
但是對于“不受監(jiān)控”的說法，我是非管不可，因?yàn)檫@涉及到組織和流程的健康度。
01
“不受監(jiān)督”
“不受監(jiān)督是指?”我深挖。
“他們與供應(yīng)商的議價(jià)過程不透明，沒有其他部門在場。”這位領(lǐng)導(dǎo)振振有詞。
我更加疑惑了，接著問：“可是，其他部門在場有什么用呢?
據(jù)我所知，采購部已經(jīng)規(guī)定，每次議價(jià)至少會派兩個(gè)人參與，符合“four eyes principle ”。
而且，如果有其他部門，如需求部門參與，一旦出現(xiàn)貪腐問題就說不清了，因?yàn)樾枨蟛块T也可能與供應(yīng)商有不清不楚的關(guān)系。”
這位領(lǐng)導(dǎo)聽了我的說辭，有些賭氣的說：“身正不怕影斜，我就想知道采購部到底怕什么?”
我趕緊解釋說：“這不是怕不怕的問題，而是如何有效監(jiān)控的問題。
請問，相關(guān)部門參與議價(jià)，除了增加管理費(fèi)用，能給企業(yè)帶來什么價(jià)值?
即使采購與供應(yīng)商有不正當(dāng)關(guān)系，你們參與議價(jià)能看出來嗎?
可能人家早就溝通好了，議價(jià)只是走個(gè)過程，你們能找到什么證據(jù)呢?”
這位領(lǐng)導(dǎo)把我的話聽進(jìn)去了，想了一會，無奈的說：“是老板要求我們這么做的。
之前出現(xiàn)過采購員的貪腐行為，導(dǎo)致老板不再信任采購部，轉(zhuǎn)而要求其他部門監(jiān)控采購部。”
我點(diǎn)了點(diǎn)頭，說：“目的沒錯(cuò)，采購工作一定要受到監(jiān)控，否則什么亂子都能出。
但是，這不能靠人治，而要靠法治。
據(jù)我觀察，你們公司除了安排相關(guān)部門參與采購工作的過程，還安排你們參與定商定價(jià)與采購合同的審批。
我就問你，你在審批采購合同時(shí)，會把所有采購合同從頭到尾讀一遍嗎?合同出問題你負(fù)什么責(zé)?”
“哈哈，我們公司從來都是誰干活誰負(fù)責(zé)。”對方不好意思的笑了。
“哈哈，看來，在你們公司當(dāng)官最合適。”我也笑了。
02
采購內(nèi)控
聊到這里，不知有多少讀者感同身受。
沒錯(cuò)，以上描述的場景，就是絕大多數(shù)企業(yè)對采購的監(jiān)控辦法，不但低效，甚至無效。
要知道，采購的內(nèi)控可不是這么管的。
采購內(nèi)控的管理重點(diǎn)是事事有規(guī)定，事事有監(jiān)督，必須邀請相關(guān)部門共同決策，決策的過程和結(jié)果必須公開透明。
這就對采購領(lǐng)導(dǎo)者的管理能力提出了極大的挑戰(zhàn)。
一方面采購領(lǐng)導(dǎo)者要爭取到高層的充分授權(quán)，確保采購戰(zhàn)略能夠貫徹到底，打造一直強(qiáng)執(zhí)行的采購團(tuán)隊(duì)。
甚至能夠推動其他部門執(zhí)行采購戰(zhàn)略以便形成合力，決不允許“上有政策、下有對策”的現(xiàn)象出現(xiàn)。
另一方面，采購領(lǐng)導(dǎo)者要通過科學(xué)的內(nèi)控管理令高層及相關(guān)部門放心。
其理論基礎(chǔ)是，只有在強(qiáng)監(jiān)控的情況下，采購領(lǐng)導(dǎo)者才能擁有強(qiáng)執(zhí)行的權(quán)力，才能通過強(qiáng)執(zhí)行來獲得最大的業(yè)績，從而不斷提升采購部的地位。
否則采購部不是因?yàn)闆]有權(quán)力而地位低下，就是因?yàn)椴皇鼙O(jiān)控而烏煙瘴氣。
可見，想要同時(shí)做到強(qiáng)執(zhí)行與強(qiáng)監(jiān)控，采購管理者首先要做到科學(xué)的內(nèi)控管理。
03
內(nèi)控管理
怎么做呢?
內(nèi)控管理一定要打組合拳。
經(jīng)過調(diào)研，筆者總結(jié)以下五點(diǎn)：
01
采購部內(nèi)部要做到多級管理
例如總監(jiān)—經(jīng)理—主管—采購員。
注意，每個(gè)級別都要有清晰的權(quán)責(zé)利，不是說老大指揮，小弟背鍋。
而是老大干錯(cuò)老大背鍋，小弟可以向公司獨(dú)立的內(nèi)控部門告發(fā)老大的違規(guī)行為，真正做到相互監(jiān)督。
這一點(diǎn)對企業(yè)的合規(guī)管理水平要求很高，在現(xiàn)實(shí)中往往只有世界500強(qiáng)企業(yè)才能做到。
02
規(guī)定到細(xì)節(jié)，堅(jiān)決零容忍
例如，采購員不得接受供應(yīng)商的吃飯邀請。
只能接受帶有供應(yīng)商的公司logo的禮品，且價(jià)值不得高于200元。
不得在未簽署保密協(xié)議的情況下向供應(yīng)商發(fā)送圖紙等等。
一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，必須堅(jiān)決執(zhí)行“零容忍政策”，立即開除，決不允許討價(jià)還價(jià)。
03
按不相容原則梳理崗位職責(zé)
不相容原則的目的是防止任何人在一個(gè)組織中在犯錯(cuò)的同時(shí)能夠掩蓋錯(cuò)誤。
因此，提出采購需求的崗位、定商定價(jià)和下發(fā)訂單的崗位、驗(yàn)收入庫的崗位和付款的崗位都應(yīng)該由完全不同的人來擔(dān)任。
在采購部內(nèi)部，采購領(lǐng)導(dǎo)者可以繼續(xù)將尋源、招標(biāo)、下單與供應(yīng)商管理的職能拆分給不同的人負(fù)責(zé)，保證過程透明、采購陽光。
04
組成采購委員會
在關(guān)鍵決策點(diǎn)(如定商定價(jià)、供應(yīng)商的退出等)，由多個(gè)內(nèi)部相關(guān)方共同決策，而不是采購部自行決定。
但是，采購部作為代表公司與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)交流的唯一授權(quán)窗口，不應(yīng)允許其他部門參與其中，否則一旦出現(xiàn)不合規(guī)的問題無法追責(zé)。
05
建立多級審查制度
采購部門內(nèi)部既要定期對采購部的組織、流程和記錄自查，確保合規(guī)，也要監(jiān)督其他部門在與供應(yīng)商來往時(shí)的合規(guī)性。
公司的內(nèi)控部要定期對各部門(包括采購部)進(jìn)行全面審查。
外審機(jī)構(gòu)每年也要對采購部進(jìn)行全面審查。
要知道，在各級審查中發(fā)現(xiàn)的任何采購違規(guī)問題，采購領(lǐng)導(dǎo)者都難逃其咎。
因此，內(nèi)控管理是一件采購領(lǐng)導(dǎo)者無論怎么強(qiáng)調(diào)都不過分的事情。
只有做好以上五點(diǎn)，采購領(lǐng)導(dǎo)者才能讓老板放心、相關(guān)部門滿意、員工服氣，用科學(xué)的內(nèi)控管理換取強(qiáng)執(zhí)行的權(quán)力，從而為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，提升采購部的地位，獲得更大的個(gè)人發(fā)展空間。
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