考慮客戶

  學員問：“姜老師，我們公司緊急采購太多。總監讓我做個流程規范一下，請問，我該怎么做呢?”

  “你想怎么做?”

  “我想從采購申請的審批入手。”

  “具體怎么做?”

  “讓采購總監簽批采購申請，而不是等著訂單簽到采購總監那里再被打回。”

  “這有什么用嗎?”

  “流程前移啊?”

  “那么，采購總監還簽批訂單嗎?”

  “簽啊!”

  “從采購申請到采購訂單，整個流程變長了，而不是變短了。請問，這樣的流程能解決緊急采購太多的問題嗎?

  你信不信，這么搞的結果就是緊急采購更多，領導對你不滿，采購與需求部門的關系鬧僵。”

  “姜老師，我們采購總監是老板的親戚，而且經常說‘不買就是省了’，并把這個指標設為采購的績效。”

  “好吧，這屬于你們公司的特殊情況，我就不評價了。”

  對話到此結束。

  請讀者朋友們想一想，當我們在設計一個流程時，首先應該考慮什么呢?

  答案是，考慮客戶的利益。

  如何服務客戶

  如果你在設計一個流程時，不知道客戶是誰，也不知道他們的利益是什么，設計出的流程自然不會為他們服務，就會設計出一個無效的流程。

  因為流程從來不是為某個部門服務的，而是為整個企業以及企業的客戶服務的。

  從藍圖分解到主要職能(一級)，再由主要職能分解到各部門層面(二級流程)，再分解到各部門內部分工(三級)，最后通過流程圖和業務規則分解到執行層(四級或五級流程)。

  例如，緊急采購流程就是一個四級流程，它的上級流程(三級)是采購訂單管理;而采購訂單管理流程的上級(二級)是采購管理;而采購管理流程的上級(一級)是供應鏈管理;供應鏈管理流程的上級是藍圖。

  (▲成因分級分類圖)

  言歸正傳，無論是外部客戶還是內部的利益相關方，讓我們想一想，緊急采購流程應該如何為這些客戶服務呢?

  想要知道答案，我們需要梳理清楚三個問題：

  1.緊急采購給企業帶來什么價值?

  更快的拿到貨物或服務，增加整個供應鏈條的敏捷性。

  因此，我們設計緊急采購流程的方向應該是如何更加敏捷的交付，而不是設置障礙。

  2.需求部門為什么頻繁提請緊急采購?

  原因肯定是多種多樣的，包括以下五點：

  (1) 不知道訂料提前期，臨時抱佛腳;

  (2) 不知道新供應商認證流程和周期;

  (3) 不知道應該選什么，遲遲不決定;

  (4) 整個項目拖期嚴重，需要趕進度;

  (5) 公司審批流程繁瑣，太浪費時間。

  如何解決?

  那么，我們應該如何解決這些問題呢?

  1.定期貫宣。

  讓需求部門知道采購流程、新供應的認證流程和周期，以及訂單的審批和處理時間。將這部分內容納入新員工入職培訓中。

  2. 預警。

  提醒產品開發經理或需求部門，一定要提前多久下發采購申請，否則難以保證按時到料。

  3.簡化。

  針對小金額的緊急采購，可以授權需求部門聯系認證的供應商直接送貨，后補采購申請，采購部可以在事后檢查價格合理性等合規問題;

  針對中金額的緊急采購，可以授權采購經理頭口或郵件批準，后補手續;

  針對大金額的緊急采購，需要知會總經理或財務經理，口頭批準即可下單，后補手續。

  4.電子化。

  利用或自建工業品商城，對需求部門完全授權。

  5.提前摸底。

  想要有效緩解緊急采購問題，采購不能總是被動應戰，而是應該主動了解其他部門的需求，提前開發匹配的供應商，如距離近、反應快、服務態度好的供應商。

  至于說如何從根本上解決緊急采購過多的問題，單靠采購很難，而要靠前端。

  因為緊急采購問題的本質是牛鞭效應在供應鏈中逐層放大的結果。

  例如，客戶遲遲不明確需求，導致研發無法選型，等到需要采購時，時間已經所剩無幾，采購只能迎合。

  如果你正苦惱于沒完沒了的緊急采購，心中的苦悶難以排遣，我給你出一招，保證藥到病除。

  這一招就是，你跟更后端的倉庫、生產和物流聊一聊，你就會發現自己的日子還算過得去。

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