在《清單革命》這本書中提到，人會犯兩種錯(cuò)誤：無知之錯(cuò)和無能之錯(cuò)。無知之錯(cuò)，說的是因?yàn)槟銢]有掌握正確的知識，沒有相關(guān)的知識而犯了錯(cuò)。還有一種錯(cuò)誤是無能之錯(cuò)，說的是你雖然掌握了正確的知識，但卻沒有正確地使用知識而犯下的錯(cuò)。清單的作用可以幫助你來避免無能之錯(cuò)，減少損失。

  清單對生活的作用

  為了讓大家更好的理解清單的作用，來舉例說明一下。之前經(jīng)常聽說醫(yī)院給病人做手術(shù)，把紗布遺漏在病人體內(nèi)的問題。近幾年就很少發(fā)生，是因?yàn)獒t(yī)院現(xiàn)在開始手術(shù)前，把有幾把剪刀，幾塊紗布都先記錄下來，而且要閱讀核對這些內(nèi)容，當(dāng)手術(shù)結(jié)束的時(shí)候，把所有手術(shù)器具收拾在一起，也要再核對一次，這個(gè)過程就是創(chuàng)建清單和核對清單的動作。

  清單的作用

  清單看起來就是把所有的事情羅列出來，沒有什么復(fù)雜的;其實(shí)不然，在整理清單的時(shí)候，可以對所有內(nèi)容進(jìn)行分類管理，同時(shí)也可以釋放大腦的記憶壓力，大腦是擅于思考的，但不擅長記憶，尤其是對復(fù)雜的內(nèi)容;有了清單就可以確保萬無一失。有了清單就可以把記憶和經(jīng)驗(yàn)，變成確定性的作業(yè)內(nèi)容，無論是誰按照清單來執(zhí)行，這件事情都不容易產(chǎn)生偏差。

  物流行業(yè)清單的作用

  在物流行業(yè)中，面對的問題也響應(yīng)了書中提到的三類問題，簡單問題用"執(zhí)行清單"，復(fù)雜問題使用"核查清單"，不確定性的極端復(fù)雜問題用"核查清單+溝通清單;

  日常工作使用執(zhí)行清單更高效

  對于負(fù)責(zé)多條航線的物流專員來講，每個(gè)訂艙單接收之后，要向供應(yīng)商確認(rèn)倉位，確認(rèn)完成后需要發(fā)送數(shù)據(jù)給對方，并接收對方數(shù)據(jù)確認(rèn);之后把客戶訂單關(guān)聯(lián)到獲取的倉位上，匯總所有信息給到裝載部門使之按照預(yù)報(bào)進(jìn)行作業(yè)。以上的業(yè)務(wù)流程可以概括為：預(yù)訂-確認(rèn)-匯總-預(yù)報(bào)。每天每條航線都要進(jìn)行這些操作，所以物流專員們要熟記執(zhí)行清單。

  復(fù)雜業(yè)務(wù)場景需要使用檢查清單

  倉庫的作業(yè)通常是由入，出，存三部分大的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)組織，每個(gè)環(huán)節(jié)都有非常多的作業(yè)流程構(gòu)成，倉庫經(jīng)理要確保所有環(huán)節(jié)每天都要完成關(guān)鍵指標(biāo)，就需要把所有相關(guān)指標(biāo)羅列一份檢查清單，查看是否所有指標(biāo)都在當(dāng)天執(zhí)行完成。

  在這里我舉一個(gè)經(jīng)常發(fā)生的事故，倉庫在實(shí)際運(yùn)營過程中有倉庫間調(diào)撥業(yè)務(wù)，就是在A倉庫下架一些商品，到B倉庫再上架，這樣一個(gè)看似簡單的事情，實(shí)際卻經(jīng)常造成庫存混亂，主要原因就是A倉庫下架不做清單的制定和檢查，B倉庫上架時(shí)也忽略了這一步驟，結(jié)果等到B倉庫要出庫時(shí)候發(fā)現(xiàn)庫存錯(cuò)誤，這時(shí)候才發(fā)現(xiàn)前面的作業(yè)失誤，此時(shí)對客戶已經(jīng)造成損失，這也是一種典型的無能錯(cuò)誤。

  業(yè)務(wù)項(xiàng)目需要使用檢查清單+溝通清單

  業(yè)務(wù)產(chǎn)品要上線一條產(chǎn)品前，需要做很多準(zhǔn)備工作，比如：對產(chǎn)品進(jìn)行市場分析，對客戶需要進(jìn)行詳細(xì)的確認(rèn)，對倉庫作業(yè)流程進(jìn)行分解和設(shè)計(jì)，與參與運(yùn)輸?shù)墓?yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，與研發(fā)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行需求對焦...等等，這些步驟都需要在準(zhǔn)確的時(shí)間點(diǎn)發(fā)生，不可以遺漏。除了以上的步驟，由于新產(chǎn)品在上線的過程中，容易出現(xiàn)協(xié)同失誤，所以還需要一份溝通清單：在產(chǎn)品上線的過程中，大家要及時(shí)溝通各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)部的流程進(jìn)度和延遲信息，這樣可以保證當(dāng)某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時(shí)，其他的作業(yè)進(jìn)度能夠及時(shí)調(diào)整。從這個(gè)角度大家可以看出，為什么新產(chǎn)品發(fā)布出現(xiàn)問題總是大概率，這就凸顯了制作清單的必要性。例如：2022年春晚的項(xiàng)目是由字節(jié)公司使用飛書來完成的，飛書的文檔就是一份檢查清單+溝通清單。

  管理人員的檢查清單

  作為團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人，也要有一份檢查清單，這份清單的內(nèi)容是什么呢?對P&L結(jié)果負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)，這部分內(nèi)容一定要出現(xiàn)在清單上;對所有業(yè)務(wù)結(jié)果負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)，所有業(yè)務(wù)的關(guān)鍵指標(biāo)要出現(xiàn)在清單上;對團(tuán)隊(duì)管理有期待的領(lǐng)導(dǎo)，跟團(tuán)隊(duì)的定期溝通內(nèi)容也要出現(xiàn)在清單上;綜合上面的內(nèi)容就是檢查清單和溝通清單，其中溝通清單有一個(gè)重要的環(huán)節(jié)是對上級定期匯報(bào)，匯報(bào)的內(nèi)容通常就是你的檢查清單的內(nèi)容，這樣匯報(bào)的時(shí)候是不是就非常清楚了呢?

  清單的三個(gè)原則

  你可能到這里感覺清單挺簡單的，不就是列個(gè)單子照著執(zhí)行，照著溝通就可以了嘛!不過，實(shí)際執(zhí)行起來要難一些，很多的清單開頭執(zhí)行了一兩次還行，可是后面大家就放棄了。針對這個(gè)問題，書中提到了三個(gè)原則：設(shè)計(jì)要簡單高效可測;執(zhí)行上要有明確的檢查點(diǎn);要不斷地更新清單。

  設(shè)計(jì)要簡單高效可測

  我們要求清單以結(jié)果為導(dǎo)向來設(shè)計(jì)，而不是面向過程的，也就是說當(dāng)清單上的每一步執(zhí)行了會出現(xiàn)什么結(jié)果要明確。像前面的物流專員的例子，訂艙成功對方就會返回提單號，所以清單的設(shè)計(jì)就是向供應(yīng)商訂艙并取得獲取提單號這個(gè)結(jié)果。而不能簡單定義成向供應(yīng)商訂艙，這樣的清單沒有達(dá)到可測的目的。同時(shí)清單的制定要簡要高效，不需要詳細(xì)描述是通過發(fā)郵件訂艙，還是通過系統(tǒng)API來實(shí)現(xiàn)這些瑣碎的步驟。

  檢查點(diǎn)非常重要

  清單開始執(zhí)行后，一定要設(shè)置關(guān)鍵的檢查點(diǎn)。如前面例子中，倉庫出庫及時(shí)率指標(biāo)非常重要，這個(gè)指標(biāo)的考核時(shí)間是當(dāng)?shù)氐?8:00，如果檢查時(shí)間設(shè)置成當(dāng)?shù)?7：00，發(fā)現(xiàn)問題還有1小時(shí)來補(bǔ)救，可是如果設(shè)置成20：00點(diǎn)，就會失去意義。同時(shí)，有些指標(biāo)是關(guān)聯(lián)其他業(yè)務(wù)指標(biāo)的，當(dāng)一個(gè)指標(biāo)出現(xiàn)報(bào)警，就會導(dǎo)致其他指標(biāo)不達(dá)標(biāo)，這樣的指標(biāo)也要設(shè)置檢查點(diǎn)。所以不僅有時(shí)間的檢查點(diǎn)，也要有相關(guān)聯(lián)因素的檢查點(diǎn)。

  更新清單是保持業(yè)務(wù)精進(jìn)的關(guān)鍵

  有了清單復(fù)制過來執(zhí)行聽起來不難，但是業(yè)務(wù)都是在不斷變化的，當(dāng)在執(zhí)行的過程中有新的業(yè)務(wù)場景出現(xiàn)，大家通過溝通及時(shí)的解決掉問題之后，也要把新的業(yè)務(wù)場景更新到原來的清單上，確保未來的使用者可以解決這些問題。

  強(qiáng)化工作清單保物流業(yè)務(wù)穩(wěn)定

  總結(jié)一下，在物流行業(yè)發(fā)展了數(shù)百年之后，新的業(yè)務(wù)場景出現(xiàn)已經(jīng)相對較少。面對成熟的業(yè)務(wù)，避免出現(xiàn)異常最好的方法就是把業(yè)務(wù)總結(jié)成執(zhí)行清單，檢查清單和溝通清單。并通過不斷地更新清單內(nèi)容，來保證業(yè)務(wù)流程的穩(wěn)定性，在這個(gè)過程中，還要加強(qiáng)培訓(xùn)，讓參與人員每個(gè)人都有效地避免發(fā)生無能問題。

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